O desafio do Onboarding no novo normal.

É comum as empresas estabelecerem um processo de integração para receber novos funcionários, no entanto, a maioria delas resume esse processo, conhecido como onboarding, a uma simples orientação, com o intuito de formalizar a contratação e passar as informações básicas sobre a empresa, tudo em um único dia.

O onboarding, na verdade, é um programa que dura vários meses e tem como principal propósito levar o recém-contratado a se sentir acolhido e integrado, para que rapidamente ele esteja confortável em sua nova função e alcance o sucesso esperado.

Quando realizado de forma correta, a integração do novo colaborador, além de dar mais segurança para que ele desempenhe melhor seu papel, pode trazer uma série de vantagens para a empresa, entre as quais:

• Promove a rápida integração do novo funcionário;
• Contribui para a retenção de talentos;
• Garante a conformidade com objetivos e diretrizes da organização;
• Aumenta a participação e o engajamento do recém-chegado nas atividades da empresa;
• Melhora a produtividade e o desempenho e, consequentemente, as chances de sucesso na função.

Apesar da importância de uma boa integração nas empresas, um estudo realizado pela Gallup^*, em 2019, revelou que somente 12% dos entrevistados acreditava que sua organização fazia um bom trabalho de onboarding para os novos funcionários. Além disso, o documento reuniu outros dados da Society for Human Resource Management (SHRM): 50% dos trabalhadores assalariados deixam a empresa nos quatro primeiros meses e o custo para substituir um funcionário equivale de seis a nove salários. E se o onboarding já era um desafio quando as pessoas estavam presentes fisicamente nos escritórios, a flexibilização para o trabalho remoto e online só aumentou as dificuldades.

A pandemia e as mudanças no processo de onboarding

De ter que fazer as pessoas se sentirem confortáveis em um mundo totalmente digitalizado a redefinir processos operacionais, da noite para o dia, as organizações precisaram se reinventar após a pandemia. E o onboarding, como parte da estrutura, também teve que se adaptar, principalmente pela necessidade de se fazer tudo virtualmente.

Dessa forma, o usual escopo do processo de onbarding precisou ir além, exigindo das empresas mais planejamento, organização e criatividade. Abaixo listamos algumas ações para que o onboarding da sua empresa seja mais eficiente neste novo normal:

1. Ter um plano

A primeira impressão é a que fica, por isso, mostrar que a empresa possui um ambiente organizado e estruturado pode não só facilitar a vida de quem está chegando, mas transmitir-lhe uma sensação de segurança, especialmente neste momento de muitas mudanças e incertezas. O plano pode variar de acordo com cada empresa, porém, de maneira geral, deve contemplar as expectativas em relação às responsabilidades, ao desempenho e à integridade do contratado; deixar clara a política e a cultura da companhia, incluindo aquelas relacionadas ao comportamento no ambiente corporativo, segurança, trabalho remoto, horários, cibersegurança etc; oferecer informações básicas e suporte para que o funcionário realize bem o seu trabalho; promover a conexão com pares, membros da equipe e lideranças.

2. Criar um checklist

Como envolve muitos preparativos e pessoas de vários departamentos, fazer um checklist pode ajudar a manter o funcionamento do processo de integração. Ressaltamos a seguir algumas atividades que devem ser pensadas:

• Simplificar a papelada e fazer o registro do novo funcionário por meio de softwares, que podem ser acessados e preenchidos antes da data de início;

• Se o trabalho for presencial, a mesa e os equipamentos devem estar prontos para receber o novo colaborador. No caso de home office, é preciso fazer tudo com antecedência para que os equipamentos sejam recebidos e o colaborador tenha tempo de configurá-los e de obter os acessos a contas de e-mail, reuniões online etc. É fundamental fornecer um guia para que ele consiga fazer tudo sozinho, além de suporte, caso haja qualquer dúvida. Pode ser enviado no kit onboarding algum brinde da empresa, por exemplo, caneca, mousepad, caneta;

• É preciso informar às pessoas da equipe sobre a data de início do novo colaborador e discutir com todos como fazer a integração;

• Realizar atividades para tornar o primeiro dia do funcionário especial;

• Reservar um tempo para conectar o novo funcionário com seus pares, equipe e liderança. No novo normal, como muitos estão trabalhando de forma remota, pode ser enviada uma mensagem de boas-vindas do CEO, do gestor e de membros da equipe, da mesma forma, o contratado pode falar um pouco de si mesmo em um vídeo de apresentação;

• Designar um projeto que manterá o novo funcionário ocupado nos primeiros dias, assim ele já se sentirá um membro produtivo e integrado da equipe;

• Para não sobrecarregar o recém-contratado com muitas informações, deve-se fornecer algum tipo de material de apoio ou acesso a uma plataforma com procedimentos e outros dados importantes;

• Fazer o acompanhamento nos meses seguintes com a continuidade do trabalho de socialização com os pares; feedback do novo funcionário sobre o que está indo bem e o que poderia melhorar; apoio ao colaborador para superar desafios.

3. Tornar a tecnologia uma aliada

Apesar da comodidade ser um dos prós de se trabalhar remotamente, a maioria das pessoas se sente isolada. Por isso, é importante usar os diversos canais de comunicação disponíveis para que as equipes e os funcionários possam interagir. No caso de novos colaboradores, é bom priorizar as plataformas de vídeo inicialmente para que a equipe se veja com frequência.

4. Não esquecer o fator humano

Adaptar-se em uma nova empresa já era difícil, com o estresse causado por essas mudanças pós-pandemia e a necessidade de ter que se construir relações a distância os novos funcionários sentem-se mais pressionados. Oferecer o máximo de suporte profissional e emocional tornou-se ainda mais necessário. Uma das formas recomendadas para esse apoio é atribuir um mentor para ajudar o novo funcionário, que pode não saber a quem recorrer em algumas situações.

A pandemia trouxe uma mudança também nas expectativas dos profissionais, e as empresas devem estar atentas para que elas não sejam frustradas. Desde preparar tudo para receber o novo colaborador para que sinta que seu papel será realmente importante para a empresa até cumprir promessas feitas na contratação, tudo isso fará parte da experiência do funcionário na empresa. O onboarding é, portanto, uma forma de fazer com que o novo colaborador se sinta bem-vindo, integrado e confiante de que fez a escolha certa ao ingressar na empresa.

A MJF Desenvolvimento Humano elabora programas de onboarding para as empresas, de acordo com suas particularidades, tanto para processos de integração online ou presencial; de colaboradores contratados ou prestadores de serviço e assim por diante. Além de oferecer consultoria para verificação de documentação, estabelecimento de cronogramas e criação de checklists.

* Gallup. Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees, 2019. Disponível em: https://www.gallup.com/workplace/247076/onboarding-new-employees-perspective-paper.aspx