O que está por trás das reuniões improdutivas.

 

Reuniões são excelentes oportunidades para se aumentar a colaboração e o entrosamento entre as pessoas, fomentar a troca de ideias, a comunicação e a discussão de problemas, o que consequentemente contribui para que as tomadas de decisões se tornem mais assertivas, criativas, democráticas e inovadoras. No entanto, nos últimos anos, não é isso que tem acontecido no ambiente corporativo, e não faltam críticas tanto ao excesso quanto à relevância das reuniões.

Um estudo realizado antes da pandemia na Universidade da Carolina do Norte, pelo Dr. Steven Rogelberg – professor de ciência organizacional, gestão e psicologia; ganhador do prestigioso prêmio Humboldt em 2017 por sua contribuição em psicologia organizacional –, revelou que 71% dos entrevistados, executivos sêniores de empresas norte-americanas, consideravam as reuniões improdutivas e ineficientes.

O cenário parece ter se agravado com a pandemia, pois com as videoconferências não se necessitava mais de disponibilidade de salas, intervalos e deslocamentos, resultando em um aumento significativo no número de reuniões. Em um novo estudo*, realizado no segundo semestre de 2022 em conjunto com a empresa Otter.ai, Rogelberg constatou que em média as pessoas estavam gastando 18 horas, das 40 horas semanais trabalhadas, em reuniões. O problema maior, porém, é que quase metade dos entrevistados concordavam que elas eram em sua maioria desnecessárias.

Relacionando o tempo desperdiçado em reuniões improdutivas com a média salarial dos entrevistados, uma organização perde por ano o equivalente a US$ 25 mil por funcionário, segundo a mesma pesquisa. No entanto, se levarmos em conta a queda de produtividade, decorrente do período em que o colaborador se prepara ou está em reunião, deixando de realizar suas tarefas, além do esgotamento físico e mental que o excesso de reuniões provoca nos participantes, o prejuízo é bem maior.

Por que as reuniões são improdutivas?

No Brasil, a realidade não é muito diferente. Uma pesquisa divulgada pelo jornal Valor Econômico, em agosto do ano passado, revelou que mais de 90% dos brasileiros considerava as reuniões improdutivas. A matéria trazia ainda algumas razões para o aumento do número de reuniões após o surgimento da pandemia, dentre as quais: insegurança no cenário, falta de confiança no time para trabalhar de forma remota e baixa maturidade das equipes para tomar decisões sozinhas.

Sem dúvida, tais motivos já sugerem propósitos que poderiam ser resolvidos de outras maneiras, seja por ferramentas de follow-up e de produtividade, por um canal de comunicação em que as pessoas pudessem tirar dúvidas e trocar experiências ou até mesmo por um e-mail, deixando somente para reunir pessoas quando o assunto realmente exigisse. Aliás, os propósitos não muito claros ou a ausência de um propósito principal figuram entre as principais razões para o insucesso das reuniões, assim como longa duração, falta de foco, má condução do organizador, fazendo com que se chegue ao final com a sensação de pouca entrega e tempo desperdiçado. 

5 passos para tornar as suas reuniões mais produtivas

1. Defina o propósito

Uma vez decidida sua necessidade, comunique aos participantes o propósito da reunião. Dessa forma, as pessoas saberão por que foram convocadas, como poderão contribuir e qual o resultado esperado ao final do encontro.

2. Divulgue a agenda previamente ou logo no início da reunião

A agenda serve para orientar o andamento da reunião, a fim de se evitar atropelos ou a repetição dos temas, assim como assuntos que não contribuem para o propósito estabelecido. Quando divulgada previamente, a agenda também pode ajudar os participantes a se prepararem, levando material ou questões a serem abordadas no encontro. E se o objetivo da reunião incluir a validação de um material, esse pode ser compartilhado antes, para que seja analisado com mais calma e assim agilizar a tomada de decisão.

3. Estabeleça um horário para começar e para terminar

Nesse caso, tão importante quanto estabelecer é cumprir os horários. Crie regras para que atrasos não sejam costumeiros, pois aumentam a insatisfação dos participantes, afinal muitas vezes eles estarão disponibilizando um tempo precioso de execução das próprias tarefas. Igualmente, não prolongue a reunião além do combinado, assim as pessoas conseguem seguir sua programação, diminuindo a ansiedade e evitando o que 70% dos entrevistados na pesquisa de Rogelberg admitiram: realizar outras tarefas durante o encontro.

4. Dispense a plateia

Verifique qual poderá ser contribuição da pessoa para aquela reunião antes de escalá-la. Da mesma forma, pergunte sobre a disponibilidade dela, para evitar sobrecarregá-la caso esteja com demandas urgentes ou que possam ter impacto nos negócios. Não convide pessoas que não poderão agregar muito naquela ocasião, e se for para evitar constrangimentos, explique a razão aos que não foram convidados. Lembre-se: quanto mais gente, maiores são as chances de a reunião se estender, de o assunto ser desviado e de a reunião se tornar improdutiva.

5. Conclua com um plano de ação

Termine a reunião já com as próximas ações a serem tomadas e seus responsáveis, assim como os prazos. Uma reunião que termina sem definições, pode ter sido realizada em vão.

Aprender a gerenciar o próprio tempo tem sido cada vez mais uma habilidade necessária aos profissionais, a fim de tornar sua rotina mais produtiva, o que muitas vezes significa proteger suas agendas contra reuniões desnecessárias, ou até mesmo encontrar soluções mais eficientes para substituí-las. A MJF Desenvolvimento Humano possui cursos sobre gestão do tempo para auxiliar funcionários a tornar seu dia a dia mais saudável e produtivo.

 

 

*Otter.ai. “One-third of meetings are unnecessary, costing companies millions (and no one is happy about it)” de 26/9/2022. Disponível em https://otter.ai/blog/one-third-of-meetings-are-unnecessary-costing-companies-millions-and-no-one-is-happy-about-it  Download de “The cost of unnecessary meeting attendance”. Dr. Steven G. Rogelberg.