Tempo é dinheiro. Certamente você já ouviu essa frase, mas talvez o tempo tenha um valor maior do que imagina. Dinheiro pode ser emprestado, guardado e recuperado, o tempo, não. Uma vez que o perdemos, não há mais volta. No filme “O preço do amanhã” (In time, 2011), as pessoas vivem correndo atrás do tempo, que se transformou em questão de vida ou morte. Não chegamos a tanto, mas a cada dia o tempo tem se tornado mais valioso e escasso.
Não é por acaso que ano após ano surjam novos métodos com o intuito de melhorar a gestão das horas: Scrum, Agile, GTD (Getting Things Done), Bullet journal etc. Administrar melhor o tempo pode significar mais produtividade, saúde, lazer, estar com as pessoas amadas, além de autodesenvolvimento e realização de sonhos. Mas o que podemos fazer para ter mais controle sobre ele? A seguir apresentamos 10 dicas para que você aprenda a usar seu tempo de forma mais efetiva.
- Rastreie o seu dia e tome cuidado com ladrões de tempo
Quantas vezes você começou a pesquisar algo na internet e perdeu a noção do tempo? Ou começou a conversar em uma rede social e não se deu conta de que já estava lá há horas? Esses são apenas alguns exemplos de ladrões de tempo, mas existem outros escondidos por aí. A melhor maneira de saber quais são as atividades que têm roubado seus preciosos minutos é rastreando o seu dia. Dessa forma, será possível também saber quanto tempo você gasta para cada tarefa ou atividade, tornando seu planejamento mais preciso.
- Conheça melhor a si mesmo
Parece até lugar-comum por ser tão mencionado, mas a verdade é que o autoconhecimento é essencial. Sem ele é difícil saber o que é de fato importante para você, ter consciência de suas limitações, definir seus objetivos e sua missão de vida, saber qual o período do dia você é mais produtivo ou até mesmo conhecer suas motivações.
- Faça antes o que é importante
Apenas uma lista de tarefas do que deve ser feito no dia (to-do list) não é suficiente. Ela funciona para tirar da mente a preocupação de esquecer algo, mas geralmente não resolve o problema de realizar aquilo que é mais importante. Para isto, é necessário estabelecer prioridades. Em seu livro A tríade do tempo, Christian Barbosa fala que a tríade é composta por tarefas urgentes, importantes e circunstanciais. Lembramos que urgente e importante não têm o mesmo significado; urgente é o que deve ser feito imediatamente, mas não necessariamente é algo que tem significância e que trará consequências futuramente. Segundo o autor, devemos priorizar o que é mais importante, ou seja, tudo aquilo que tem uma data para ser feito e que traz a médio e longo prazo não só consequências, mas que é capaz de mudar a sua vida. Aqui estão os projetos no trabalho que podem garantir uma promoção ou fazer com que seja despedido, e as ações que o aproximam dos seus sonhos e da sua missão. Fazendo o que é mais importante em primeiro lugar, você evita que se tornem urgências no futuro, além de ter a sensação de dever cumprido e de garantir suas conquistas. Talvez o principal motivo pelo qual estamos sempre apressados e frustrados em relação ao aproveitamento do nosso dia esteja ligado a não entendermos o porquê do que estamos fazendo ou correndo atrás. Definindo o que é importante, acabamos com isso.
- Planeje-se
Uma vez que tenha em mente o que é importante, é preciso se planejar. Utilize um calendário ou agenda ou planner, o que funcionar melhor para você; ele será uma ferramenta para anotar compromissos e tarefas a serem cumpridas. O ideal é fazer um planejamento semanal ou pelo menos com alguns dias de antecedência, assim você conseguirá visualizar tudo o que deve ser feito. Um bom planejamento pode economizar tempo na realização das tarefas, priorizar o que é importante, reduzir urgências e evitar que você aja de acordo com as circunstâncias (tarefas que não agregam valor). Isso significa muito mais do que organização do trabalho para ter controle maior sobre seu tempo, é a organização da sua própria vida.
- Estabeleça prazos
Fazer uma tarefa sem ter um prazo para seu término permite que ela se estenda além do necessário. Estabelecer um tempo limite para a tarefa contribui para que trabalhe com mais foco, não deixando que pare o que é importante para ler e-mails, por exemplo, ou que não a finalize. Caso o projeto seja extenso, divida-o em tarefas menores que possam ser concluídas aos poucos. Dessa forma, será mais fácil também verificar o seu progresso. Evite a perfeição, pois ficar refazendo algo ou buscando erros demanda tempo. Faça o melhor que puder e siga em frente.
- Mantenha o foco
Desligue as notificações de e-mails, mantenha o celular silenciado, e se for preciso, peça para não ser interrompido. Concentre-se em fazer uma tarefa por vez. Pesquisas já mostraram que a orientação multitarefas é uma ilusão. Além de reduzir a produtividade em cerca de 30%, diminui a qualidade do que é feito e é prejudicial ao cérebro.
- Organize-se
Mantenha o local de trabalho e sua casa organizados para evitar desperdício de tempo procurando objetos, documentos etc. Novamente, fazer uma coisa de cada vez é importante pois, na maioria das vezes, esquecemos onde deixamos algo quando estamos dividindo nossa atenção com outro assunto.
- Delegue e diga não
Não dá para fazer tudo sozinho. Delegue o que for possível e faça somente o acompanhamento. As pessoas normalmente acham que economizam mais tempo fazendo do que ensinando outra pessoa, mas esquecem que esse treinamento servirá para tarefas futuras. Saiba também dizer não quando estiver muito atarefado. Por mais que não queira magoar ninguém, assumir um compromisso e falhar é pior.
- Desacelere
Parece contraditório querer ter mais tempo e em vez de apressar o ritmo (para encaixar mais tarefas) fazer exatamente o contrário? Sim, mas está certo. Programe seu dia deixando intervalos entre as atividades. Eles poderão servir como uma margem de segurança caso um projeto demore uns minutos a mais do que o esperado ou haja um imprevisto. Assim evitam o desespero e podem transformar-se em um momento para relaxar, meditar, tomar um café ou até mesmo para seguir a recomendação de seu médico de levantar-se da cadeira e tirar os olhos da tela após um período.
- Monitore seus hábitos
Para o sucesso de qualquer meta é preciso mensurar. Monitore constantemente como está gastando seu tempo e verifique mudanças de hábitos necessárias. Você pode contar com a tecnologia para tanto. Atualmente há ferramentas e aplicativos para praticamente tudo. Gerenciamento de tarefas em grupo, controle de produtividade e foco, cronômetro de atividades, monitoramento de hábitos, organizador de tarefas, além dos calendários online, que permitem acesso tanto do celular quanto do computador e ainda trazem alarmes e notificações.
Finalmente, para que você consiga administrar melhor seu tempo, será sempre preciso fazer escolhas. E ter em mente que a vida é finita, pode tornar mais fácil a percepção do que é de fato importante para você e melhorar suas escolhas. Como disse o escritor João Ubaldo Ribeiro: “A perspectiva de ser enforcado amanhã de manhã opera maravilhas para a concentração”.
A MJF Desenvolvimento Humano oferece treinamentos específicos para gerenciamento de tempo, além de coaching de carreira e avaliação de perfil, que promovem autoconhecimento necessário para definir metas na sua vida profissional e pessoal. Dessa forma, será mais fácil manter o foco no que realmente é importante para você, fazendo com que aproveite melhor não só o seu tempo, mas a sua vida.
